おはようございます。
退職に向けて準備を着々と進めていますが、今抱えている業務量が多くて引き継ぎの準備もかなり苦労してしまっています。
パソコン内のメールやオフィス文書や紙のファイルなど「本当に必要なもの」と「なんとなく保存しているもの」が混在しておりカオス状態です。
かなり骨の折れる作業が残っているのですが、今日は「とりあえず片付けること」について書いてみたいと思います。
整理整頓の意味
整理整頓という言葉があります。
似たような言葉が組み合わさっていますが実は「整理」と「整頓」は意味が異なります。
整理：ものを減らすこと
整頓：減らしたものを再配置すること です。
そして順番は必ず整理→整頓でなければいけません。「整頓整理（せいとんせいり）」とは言わないですよね。
つまり逆はありえないのです。
まずはモノを減らす。次に減らしたものを配置し直すのが鉄則です。
この順番を間違える、あるいは同時に進めようとするとカオスになります。
必要なものと不要なものが混在しているうえに、場所もめちゃくちゃになり下手をしたら最初よりひどい状態になりかねません。
まずは減らすところから始めましょう。
どうやって減らすか
ではどうやってモノを減らしましょうか。
簡単なテクニックとしては以下のものがあります。
期間を分ける
1年なり半年なりのデッドラインを設けてそれ以前のファイルは削除してしまいましょう。一次保存ではなくゴミ箱直行です。
デッドラインを「超えている」OR「超えていない」の二択なのでシンプルにジャッジできます。
仕事の内容によっては3年周期とかで巡ってくる仕事もあったりするので、基本は1年前として仕事ごとにデッドラインを設定するのが良いでしょう。
場所を限定する
いきなりパソコンやキャビネットを整理しようとするとハードルが高すぎて心理的な抵抗が上がってしまいます。
まずはフォルダ単位で整理すると楽です。
フォルダを限定して「今日は取引先A社のフォルダのみ整理する！」と決めてしまえば心理的なハードルが下がるので取り組みやすくなります。
整理が終わったらフォルダ名に【済】とつけておけば進捗もわかるので、次へのモチベーションも保つことができます。
まとめ
今日は簡単な整理の方法について書いてみました。整理整頓のできる・できないは性格ではなく、テクニックだと思っています。まずはパソコンからスッキリさせて日々の仕事を効率よく進めていきましょう。