仕事を引き継ぐ際のコツ【継続166日】
さて先日、職場の先輩がメンタルを病んでしまった話を記事にしましたが、今週の定期異動で、その方は予想通り異動となり、その方の仕事まで私が引き継ぐ事になりました。
今まで彼の仕事のやり方を見ていて非常に不安になったので、自分のためにも仕事を引き継ぐコツを書いてみたいと思います。
そもそも引き継ぎは難しい
私も今の職場に着任するまで引き継ぎがこんなに難しいものだと思っていませんでした。
なぜならその仕事をよく知っている同僚がいたので、ある程度は習いながら進めることができていたのです。
よく言うOJT（On the Job Training）というやつです。
しかし、今のポジションを引き継がれてからが、苦労の連続で引き継ぎを徹底して置かなかったことを後悔しています。
そもそも引き継ぎって以下の問題があるから難しいのです。
- 引継書だけでは習得できない。
- 全ての仕事が網羅できていない
- 手順が明確になっていない
一つずつ説明していきたいと思います。
引継書だけでは習得できない
引継書は業務のノウハウがつまった手引書です。
業務の手順やカウンターパート、必要な書類の置き場やノウハウなどが集約された「虎の巻」なのですが、残念ながらそれだけでは業務は習得できません。
業務自体が複雑化して、長期のプロジェクトが多くなっているので、文字にするのが難しくなっているわけです。
そのプロジェクトは何のために行っているのか、今どのへんにいるのか、カウンターパートとの調整状況は？等、とてもでは無いですが文字に起こすことができないという問題があります。
こればかりは引継書には概要だけ記載してもらい、これまでの成果物とカウンターパートの連絡先を添付してもらうしか無いでしょう。
全ての仕事が網羅できていない
引継書に全ての仕事が記載されていると思ってはいけません。
私も引継書に書かれていない仕事が突然降ってきて慌てたことが何度もありました。
「引き継ぎは漏れているもの」と思ったほうが備えができます。
引き継ぎ漏れの原因として
前任者も業務の全てを把握していないということが大きな原因です。
日々の業務をこなすのが精一杯で、定期的な業務以外は忘れてしまっているというのが大きな原因でしょう。
こればかりはどうしようもありません。
覚えていないものは引き継ぎようがありませんし。
過去のメール履歴をその都度送ってもらったりするしか無いでしょう。
自分が同じ轍をふまないためにも、自分がこなした業務に関して定例・非定例を問わず記録・履歴に残しておくのが最善手です。
手順が明確になっていない
業務には必ず手順というものがあるのですが、必ずしも明確になっているとは限りません。先程も書いた通り複雑化しすぎたり、非定例の仕事など手順化するのが難しい仕事が増えたものも確かです。
手順が明確になっていないものも引き継ぐのが困難ですが、大まかな流れでも良いのでフローを作ってもらいましょう。
最低でも箇条書き、理想はカウンターパートも含めたフロー図を作ってもらうことです。
フロー図があれば、ある程度自分で類推して仕事を進められますし、自分の経験を書き足してブラッシュアップすることも可能になります。
まとめ
今日は「仕事を引き継ぐ際の注意点」について書いてみました。
何故、こんなことを書いたかというと不十分な引き継ぎで苦しめられたからです。
「これ読めば分かるよ」とか「〇〇さんが知っているから」という言葉を鵜呑みにした結果を今でも後悔しています。
今度も新しい仕事を引き継がれる以上は、前回の二の舞いにならないようきっちり引き継ぎをしたいと思います。
