おはようございます。
仕事には様々な種類があります。メールをチェックして返信、かかってきた電話に折り返す、必要な書類を作成するなど単一のタスクで完結する仕事はなかなかありません。
タスクの切り替えは脳が最もきらうところ。ではどうすればいいのか。
できる限り仕事の種類をまとめて片付けてしまいましょう。
できるだけ仕事は「同じ種類」でまとめる
仕事のスタイルとして別々の種類の仕事をバラバラにやっていたら効率が悪くなります。
これは「スイッチングコスト」といい、脳はタスクを切り替えるたびにリソースを消耗するようになっています。
「電話→メール→電話→書類作成」といった感じで異なる種類の仕事を切り替えていくとその都度リソースを消耗するので、効率が悪くなるのも納得です。
自転車は同じギアで走っているときには故障しにくいですが、ギアをスイッチする瞬間がもっとも故障しやすくなるのと同じです。
仕事のスイッチも頻繁に行うと効率が低下してしまいます。
電話するなら「30分ずっと」電話し続ける
スイッチングコストは別の種類のタスクに切り替えた瞬間に発生します。
したがってスイッチングコストを最小にするには、同じ種類のタスクで仕事をまとめてずっとやり続けるのが良いでしょう。
電話なら電話すべき相手に対して時間を区切ってずっと電話し続けます。
また、メールであればチェック＆返信ではなく「チェックのみ」「返信のみ」にします。
チェックと返信は別のタスクです。
中には返信せずとも一見して自分に関係ないものもあるので、チェックと返信は別のまとまりとしたほうが良いでしょう。
もちろん、一つのタスクをやっている間は他のタスクを持ち出すのはNGです。
メールチェック中は電話を見えないところにしまい、電話中はパソコンの前から離れて電話しましょう。
同じ種類の仕事をやり続けることで段々と集中力が上がってくるのを感じると思います。
まとめ
今日は仕事は種類ごとにまとめるという話について書いてみました。
特に細切れになりがちな電話やメールはごちゃまぜにしてしまいがちですが、脳のスイッチングコストやシングルタスクの観点からも、種類ごとにまとめてしまったほうが効率よく片付けられるでしょう。