おはようございます。
仕事には根回しが必須です。大勢の人間が行動した結果、成果が生まれるのであれば円滑に仕事を回すために避けて通れない道と言えるでしょう。
今日はそんな根回しについて書いてみたいと思います。
CCは基本、見てもらえない
メールを関係者に送信する際にCCで送ることが多いと思います。
しかし忙しい人ほどCCメールは見ていません。私もそうです。
基本的には「自分宛てのメール」もしくは「本文中に宛先として自分の名前が書かれているメール」しか見ていないのです。
理由は単純、見きれないから。
一つ一つのメールに目を通して、真剣に返信していたらそれだけで一日が終わってしまいます。
そのため、メールの件名だけ見て自分宛ての用件なのか、単なるアリバイ作りなのかを見極めて分別しています。
そのため根回しをするべくCCメールを送っても意図を汲んでもらえなかったり、最悪見てもらえません。
メールで根回しをするには
人は自分のことにしか興味がないもの、そんな訳で私がメールで根回しをする際には以下のことに気をつけています。
メールの件名に内容の種別を書いておく
私が特に気をつけているのは件名です。特に相手に行動してもらいたい時ほど件名にはっきりと内容を書きます。
例：【承認のお願い】〇〇に関する資材発注3件
【日程調整のご相談】〇〇部との事前打ち合わせについて
という感じです。
自分ではなく相手に「優先度が高い」と思わせるのが重要です。
最初の一文に相手にしてもらいたいアクションを書く
メールを開封してもらえたら、最初の一文に相手にして欲しい行動を書いてしまいます。メールの目的を理解してもらうことで後に続く文を読んでもらえる可能性が高まるからです。
例：○○に関する資材発注につきまして、承認をお願い致します。
期限が今週中となっておりますので明日までにご承認いただければ幸いです。
せっかく、開いてもらえても前置きが長いと相手が行動するまでの時間が長くなってしまいます。
CCメールを個人宛に再送しておく
この方法はCCメールを装いつつ、裏で相手に動いてほしいときに使います。
根回し相手に水面下で行動してほしいときなどです。
同じメール文面で補足をつけたうえで根回ししたい個人宛に再送します。
例：先程、以下の通りのメールをお送りしました。〇〇さんには本件の処理は難しいと思いますので、恐れ入りますが手厚めのサポートをお願いできますでしょうか。
という具合です。本来の宛先者へ知られずに根回しをするときに便利です。
まとめ
今日はメールによる根回しについて書いてみました。
根回しはなんとも日本的でめんどくさい慣習ですが、怠ると更にめんどくさいことになる可能性もあるので、効率的に根回しをして仕事をスイスイと進めてしまいましょう。