サポートタスクを減らすには【継続299日】

おはようございます。

仕事の重要度はそれぞれ異なります。本当に時間と労力を投下すべきタスク（プレゼン資料など人を動かすためのもの）とそうでないタスク（メール返信、スケジュール調整など）があります。

とくに後者はうまく付き合わないと時間を食いつぶすタスクになりかねません。

今日はそんなサポートタスクとの付き合い方について書いてみたいと思います。

時間と成果を奪うサポートタスク

さて、ここでは成果に直結しないタスクをサポートタスクとします。

メールの返信やスケジュール調整などは仕事に必要ですが成果に直接つながりません。

かといって無視すると仕事が進まないのも事実です。

このサポートタスクの厄介なところは「簡単にこなせて、達成感が得やすい」ところです。人間はドーパミンのお陰で簡単に報酬が得られそうなものに飛びつきます。

なので、達成感＝報酬が得やすい簡単な仕事を優先してしまうわけです。

サポートタスクを断捨離する

生産性を上げるためには重要度の低いタスクを減らすことが重要です。

いわゆる仕事の断捨離ですね。

都市のプランナーによると、高速道路の流れをよくするためのポイントは車の数でもスピードでもなく、車間距離を広げることだそうです。

仕事もこれと同じで一日にできるだけたくさんのことを詰め込もうとすると生産性を高めることは難しくなります。

こうしたサポートタスクにかける時間を断捨離するにはどうすれば良いでしょうか。

簡素化する

メールなどに時間をかけすぎているのであれば簡素化してみましょう。

文面を制限して要件だけ簡潔に伝える、チャットをメインにする　など

時間を決める

サポートタスクだけを行うときは時間と回数に制限をかけてみましょう。

メールチェックは10時、15時、17時の3回までといった具合です。

人に任せる

郵便を出す、買い物などの細々した業務は人に任せてしまいましょう。

その際のポイントは手順を整備して、誰でもできるようにすることです。

誰でもできれば自分がやる必要がなくなります。

まとめ

今日は成果を産まないのに時間を食いつぶすサポートタスクについて書いてみました。

重要なタスクと義務的にこなすことを切り離すことによって、それぞれのタスクにみあった時間と集中力を注ぎ込むことができます。試してみてください。