コミュニケーションエラーを防ぐ【継続291日】

おはようございます。

今日はコミュニケーションエラーについて書いてみたいと思います。

最近は電話やメール以外にもチャットなど連絡手段が増えてきました。（私の会社は未だにFAXなど使っている古い風土が残っています）

それぞれ一長一短があるので、それらを理解していないまま使ってしまうと「言った」「言わない」の水掛け論になってしまいます。

私も何度か経験がありますが今日はそうしたコミュニケーションエラーの原因について書いてみたいと思います。

コミュニケーションエラーの原因

そもそもこうしたコミュニケーションエラーが起きるのでしょうか。

主な原因は以下の４つです。

話し手の思い込み

情報を伝える側が「これなら伝わるだろう」「きっと伝わったはず」という思い込みで必要なフォローをしないパターンです。

直接対面ではなくメールやチャットで一方的に用件を伝えるときに起こりがちです。

これを防ぐためには「伝わったかどうかを相手に確認する」のを習慣にしましょう。

また、複雑な案件の場合は大枠だけメールなどで連絡し、後日対面や電話で詳細を確認するなどのフォローが必要です。

受け手の勝手な解釈

反対に情報を受け取る側にもエラー要因があります。受けた情報を勝手に解釈して「たぶんこういうことでしょ」と意図にそぐわない受け取りをするケースです。

こういう場合、自分の解釈と相手の意図に齟齬がないか確認することが大事です。

日本には「以心伝心」の言葉のとおり、言わなくても伝わるよね。みたいな空気感がありがちなので聞き返す人はなかなかいません。

昔、流行った「忖度」もこれと同じでしょう。

これを防ぐには、「私はこのように認識していますがあっていますか？」と相手に確認するのが一番です。

口頭などの伝達ではなく、文章や図などで確認するとなお良いです。

情報伝達のための余裕がない

私の今の職場が特にこれに該当します。

忙しさにかまけて情報の確認や伝達がおろそかになりがちです。

急いでいて十分な連絡や確認ができない場合は必要な情報が確認できずエラーに繋がります。

これを防ぐには「定期的に情報交換するタイミング」を確保しておくのが良いでしょう。

朝・昼・夕方などのタイミングで情報交換と確認の場を設けておくことで、指示の出しっぱなし、受けっぱなしを防ぐことが簡単になります。

短時間でいいのでこまめにミーティングを開いて情報交換をする場を設けると、心理的にも楽になります。

まとめ

今日はコミュニケーションエラーの原因と対策について書いてみました。

言った、言わないの水掛け論ほど不毛なものはありません。

きちんと相手とキャッチボールが出来ているのかを確認する時間は後になって、大きな時間を生み出してくれます。ぜひ活用してみてください。