おはようございます。
お盆明けで仕事が動き始めてスケジュールがつまり始めてきました。
そろそろ上半期も終わりが見えてきたので仕方ないですね。
スケジュールはあることに気をつけると良いとのことです。今日はスケジューリングの注意点について書いてみたいと思います。
スケジュールは空けておく
たまにいるのがスケジュールがパンパンに詰まっている人です。
特に責任ある立場になると望む、望まないにかかわらずスケジュールが埋まっていきます。
しかし、スケジュールは自分の未来を決めるための段取りで、時間を埋めるためのものではありません。スケジュールには余白を残しておくようにしましょう。
スケジュールに書くべきこと
スケジュールに空きを残しておくとして、では何を書けば良いのでしょうか。
まず書くべきことは以下の3つです。
1.予定
まぁ、これは当たり前ですね。
そもそも何をするのかを明確にするのがスケジュールなので。
だいたい２週間単位でやるべきこと、決まっている予定を正確に書き込むのがいいでしょう。
２.行動
その予定の中で何をするのかをなるべく正確に書いておきます。
「報告資料作成」だけでは何をするのかがわかりません。なるべく具体的に書かないと行動に移すのが難しくなります。
「報告資料作成」であれば
- データ収集とExcelを使ってグラフに加工(30分)
- 資料のドラフトを紙で書き出す(15分)
- 各スライドのタイトルと見出しのみを打ち込む（15分）
といった感じです。
少なくとも「資料作成」よりはやるべきことが明確になっています。
行動を具体化することで、実行しやすくするのと実際にどこまで出来たかが明確になるので達成感覚が得やすくなります。
３.予測時間
その行動にだいたいどのくらいかかるかを書いておきます。
会議であれば開催時間が決まっていますが当てになりません。開催時間とかかるであろう時間を予測で書いておきます。
ここで予測を書いておくのは後で自分の時間見積もりを評価するためです。
人間は自分のことに関してはかかる時間を正確に見積もることが出来ません。
だいたい自分が思っている時間の１.５倍はかかると見ておいたほうが良いでしょう。
30分と見積もったら45分、1時間であれば1時間30分の時間を確保しておきます。
まとめ
今日はスケジュールの作り方について書いてみました。
忙しいとついつい後回しになってしまいますが、忙しいからこそスケジューリングで自分がコントロールできる範囲を増やすのが大事です。