効果的な議事録の書き方【継続203日】
おはようございます。
今日は議事録の書き方について書いてみたいと思います。
私は下っ端の時は会議で議事録を書くことが多かったのですが、中堅になってから書くことが少なくなってきました。
そろそろ基本に立ち返りたいと思います。
議事録は「文字起こし」ではない
私も下っ端の時は議事録係をやることが多かったのですが、その際にやっていたのは発言者の話した内容をそのまま、書き起こすいわゆる「文字起こし」です。
しかし、議事録と文字起こしは全くの別物です。
議事録は会議で決まったことと、各自が行うアクションが明確に書かれていないと意味をなしません。
「言った、言わない」を防ぐ一面も確かにあるのですが、大事なのはその会議で「何をどういうプロセスで決めたのか。その結果、誰が何をいつまでにするのか」を明らかにして記録しておくことです。
そのためのポイントを書いてみます。
議事録のポイント
議事録の書き方は以下の通りです。基本的にこのポイントを抑えておけば大抵の議事録は形になります。
- ミーティングの日付、出席者、主要な目的を書く。簡単な座席表を作ると尚良し
- 重要な事実や決定事項を書く。「誰が」「何を」「いつまでに」を明確に
- 意思決定や行動プランを記録する
- 重要事項が「一目」でわかるようにする。できれば議事録の冒頭に重要事項をサマリーとして書いておく
- 取り組みごとに担当を決めて、議事録に書いておく。会議の最後にまとめとして発表し担当者をフィックスする
- 議事録は可能な限り、その場で出席者と画面を共有しながら作る
- 議事録は速やかに共有することで、出席者の記憶が新鮮なうちに合意をとる
以上が私がよくやるやり方です。
特におすすめしているのは「議事録の冒頭に重要事項を書く」「議事録を画面共有しながら出席者と作る」です。
議事録の最初に重要事項を書けば序文を見ただけで決定事項がわかります。
なぜ、そうなったのかを知りたければ本文を読めばいいだけです。
また、議事録を画面共有しながら作ることで、出席者の合意を得ながら作ることが出来るので手戻りを防止することが出来ます。
ついでに会議が終わるとほぼ同時に議事録が出来上がっているわけです。
まとめ
今日は議事録のポイントについて書いてみました。議事録作成はうまくやれば圧倒的な時短になります。効率よく作るためにも議事録作成係に手を上げてみてはいかがでしょうか。
