おはようございます。
最近は打ち合わせばかりしているので自分が今、どんな仕事を走らせているのかわからなくなる時があります。
次々に内容が変わると、終わってから「聞き忘れた！」となり、無駄な時間を費やすことになりかねません。
今日はそんなことを防ぐための「事前打ち合わせメモ」について書いてみたいと思います。
メモは事前に仕込む
会議の最中にメモやノートを取っている人は多いと思います。
しかし、事前にメモを書いておく人は少ないのではないでしょうか。
私は事前のメモのほうが会議中のメモよりも大事だと思っています。
「会議や打ち合わせは意思決定をするもの」と思っていますので、何を相手と確認するかをはっきりさせておきます。
そのために必要なのが「事前の打ち合わせメモ」です。
事前にメモを作成することで
- 論点を整理して打ち合わせに望める
- 相手への確認事項を忘れない
というメリットがあります。更に打ち合わせ前に相手に共有しておけばなお良いでしょう。うまくいけば、相手が会議前にこちらの知りたいことに答えを準備しておいてくれます。
アジェンダと近いのですが、参加する側としても用意しておくと良いでしょう。
自分が何を聞きたいのか整理する
事前の打ち合わせメモで聞きたいことを箇条書きにしておくと、自分が何がわかって何を知らないのかが明確になります。
単なる備忘録としてではなく、文字に起こすことで自分の頭も整理できるわけです。
論点が整理できていれば打ち合わせが脱線しそうになったら、すぐに軌道修正ができます。
前もって打ち合わせのゴールが明確になっているので、そこに向かって議論を立て直すことが出来ます。
まとめ
メモやノートは仕事をする人間にとって必須だと思っています。
「ボイスメモ」も便利で簡単なのですが、やはり文字に起こすことで各論に順位をつけたり、関連付けが出来るので私は文字派です。
そして脳を刺激するという意味で可能な限り手書きを優先しています。
メモは目的を達成するための強力な道具なので使いこなしていきたいものです。