おはようございます。
今週もハードな一週間になりそうですが頑張ります。
さて、毎日仕事をしているとパソコンの中には使い終わったファイルが溢れてきます。「あのファイル何処だっけ？」とか必要なファイルを探すのは時間の無駄です。
今日はパソコン内のファイル整理について書いてみたいと思います。
「これ以外」は全て捨てる
人のパソコンを見ることが結構あるのですが、中にはデスクトップがアイコンで埋め尽くされている人を見かけます。
よくあれでファイルが見つかるなと思いながら見ているのですが、人は年間150時間を探しものに費やすそうです。
８時間勤務ならばやく18日、ほぼ1ヶ月の勤務時間に相当します。
1年12ヶ月のうち、1ヶ月は探しもののために使っているわけです。
これでは生産性などあげようがありません。
意識していないと身の回りはもので溢れてしまいます。
デジタルデータもしかりです。定期的にデータも断捨離してしまいましょう。
私の考える残す必要のあるものは以下の通りです。
- 社内外問わず最終的な成果物
- 打ち合わせの議事録
- 見積書、請求書などの電子データ
これ以外はほぼ捨ててもOKです。
検討過程の資料なども含まれますが「いつか参考に」と思ってもその「いつか」は永遠に来ません。
基準は自分ではなく、他人
ファイルを残す基準を自分で決めがちですが、それは間違いです。
あくまでファイルは「他人に引き継げるか」を基準に整理しましょう。
わたしも今の仕事を引き継いだときに前任から紙・電子を含め多数のファイルを引き継いだのですが、「要るのか、要らないのかわからない」状態で引き継がれてしまいました。
自分では判断がつかないのでフォルダの奥深くに圧縮して封印していますが、1年使わなかったものはゴミ箱送りにするつもりです。
あくまでファイルを残すかどうかは
「これを他人に引き継ぐとしたら残す必要があるだろうか」
という目線で選別すると良いでしょう。
まとめ
今日はパソコン内のデータ整理について書いてみました。日頃の業務に忙殺されているとデータがどんどんと積み上がってしまいます。
いくらパソコンで検索が出来るとはいえ、その都度、必要なフォルダにアクセスするための時間は馬鹿になりません。
データもスッキリ整理して、効率よく仕事をしたいものです。