打ち合わせはメモを準備しておく【継続56日】
おはようございます。
仕事をしていると打ち合わせをすることが多いかと思いますが、事前に確認すべきことをメモしておくといいよ、という話を書こうと思います。
打ち合わせは事前の仕込みを忘れず
打ち合わせをする際には必ず、何を確認するかを事前にメモっておきます。
こうすることで聞き忘れや、相手への依頼をもれなく行うためです。
パソコンを持ち込んで、ディスプレイがある環境であればテキストで相手と共有すればなお効率が良くなります。
もっと良いのは事前に相手に聞きたいことをメールやチャットで送っておいて事前に準備してもらうのが最も効率が良いと感じます。
優先順位もつけておく
打ち合わせの時間は限られています。
ダラダラと打ち合わせをして時間を浪費しないためにも、確認すべき内容に優先順位はつけるべきです。
私の場合、以下の順番でメモに優先順位をつけています。
- 打ち合わせのメンバー間で決定できること
- 決定者不在など後日確認が必要なこと
- いつまでに誰が何をするかの確認と次回予定
まずは、その場のメンバーで決定できることをきめてしまう
次に後日確認が必要なことを、いつまでに確認するかを決める。
最後に打ち合わせで決めたことを全員で共有して、次回の予定を決める
ここまで実施すれば、概ね打ち合わせとしては上出来です。
打ち合わせは自分で仕切る
私は打ち合わせを自分で仕切るようにしています。
相手に任せるとあらぬ方向に流されて時間を浪費してしまうからです。
たかが打ち合わせと侮らず、メモをしっかり準備してコントロールすることで結果として自分の時間を節約することが出来るようになります。
仕込みを十分にして打ち合わせの時間を有効に使いましょう。
