おはようございます。
異動してからメールがバンバン飛んでくるようになり、全て見きれません。
件名を見て取捨選択するのですが、件名がテキトーな人が多いと感じます。
今日は侮りがちなメールの件名というのを私なりに考えてみました。
なぜメールを読んでもらえないのか
メールを送る理由は相手にアクションを起こしてもらうことだと思っています。
反応がない、そもそも読まれないとなったらメールの意味がありません。
読んでもらい、リアクションしてもらうために重要なのが件名です。
メールが放置される原因は8割が「件名」を占めているのではないでしょうか。
メールを全て読むなどそもそも無理
会社員はいったいどのくらいのメールのやり取りをしているのでしょう。
「日本ビジネスメール協会」の調査によると、１日３４通だそうです。
100通以上という人もいるでしょう。その全てにじっくり目を通すのは無理です。
しかし、必要な情報はピックしないといけないので、多くの人は「件名」でフィルターをかけるのでは無いでしょうか。
読んでもらえない件名の特徴
では、読まれないメールの件名はどのようなものでしょう。
私は以下の2つにあてはまるものは後回しにします。
- ・要件が分からない
- ・とにかく長い
要件が分からない
これは致命的です。最悪なのが「ご連絡」とか「ご相談」という件名です。
「ご連絡」←メールは連絡手段そのものだろ！と突っ込んでしまいます。
そもそも何が書かれているのかわからないので後回しにします。
とにかく長い
これも避けるべきです。メールの件名を流用しまくって何が何だか分からなくなっているものも入っています。私が最近見て呆れてしまったのが以下のようなものです。
【ご相談】【日程調整】（○月○日）打ち合わせ…「マニュアル改定について」
結局、送り主が何を求めているのかわかりませんでした。
「相談」したいのが「日程調整」なのか「打ち合わせ」についてなのか「業務マニュアルの改定」なのか・・。焦点がボケまくっているのでこれも後回しになります。
簡単に良い件名に出来る工夫
そんなわけでメールは件名が命！と思っている私は、少しでも相手に開いてもらえるように工夫します。
頭に【】と分類をつける
これはマストです。メール本文の分類を必ず付けています。
特に締切がある場合 や特にアクションが不要な場合です。
- 締切がある場合 →【要回答 ○月○日 １５時まで希望】
件名に期限のある情報であると明記することで相手のアクションを促します。
- アクション不要の場合 →【お礼】【対応不要】
反対に相手がわざわざアクションを起こす必要がない場合は、それも明記し相手の時間を奪わないようにします。
これだけでもリアクションしてもらえる確率が上がりますので、試してみてください。
まとめ
相手にリアクションしてもらえるメール件名について書いてみました。
割とベーシックな内容なのですが意外と使えていない人が多いようです。
メール送ったのに反応がない！という人は意外と件名で損をしているかもしれません。相手をうまく動かしてサクサク仕事を片付けましょう！