おはようございます。
本日は先週土曜日に出社した代わりに休日です。
さて、PCで作業をする方も多いかと思いますが単語登録を使いこなしておりますでしょうか。
生産性アップのためには単語登録が欠かせません。今日は単語登録について書いてみたいと思います。
単語登録で無駄な時間を極限まで削る
一緒に仕事をしていると単語登録をあまりやっていない人を見かけますが、ほんとにもったいないと思います。
私自身は単語を大量に登録していますが理由は以下の様なものです。
- 社外へメールすることが多い
- 会社内の部署名が複雑
- 変わった名字の人とやり取りするときがある。
それぞれ見ていきたいと思います。
社外へメールすることが多い
今の部署では以前よりも社外の人とやり取りすることが多くなりました。
頻繁にやり取りする場合は社名を省略して書き出すこともあるのですが、やはり社外の人へのメールは社名も入れておくに越したことはない。
そうした場合、問題になってくるのは（株）の後株・前株です。
「あれ、後株と前株どっちだっけ？」となってしまうことがたまにあります。
そうした場合は最初に（株）や「株式会社」も含めた社名を辞書に登録してしまいます。
こうすることでいちいち後株・前株で迷うことがなくなり調べる時間を削ることが出来ます。
ついでに住所や郵便番号も社名とおなじ読みで登録してしまえば、その会社の住所と郵便番号を調べる手間も省くことが出来ます。
会社内の部署名が複雑
これは私の会社特有の問題なのですが、部署の名称が激しく複雑です。
単に「総務部〇○課」とかなら良いのですが
「ビジネス○○センター 総務ユニット 〇〇グループ」とか
「〇〇部 〇〇センター ××ユニット 〇〇グループ」といった具合に部署名が複雑怪奇です。
正直、カッコつけてるだけで何のメリットも感じません。
多すぎる管理職にポストを与えるために組織を複雑化しているとしか思えません。
総務と名前のつくグループが私の知る限り同じ建物内に３グループいます。
社内であれば正直どうでも良いので、メールなどは個人名から書き出すことが大半なのですが、たまにフォーマルな資料を作る際に正式名称を引っ張ってくる必要があるので非常にめんどくさいわけです。
その場合に備えて辞書に長い部署名をまるごと登録してしまい、おまけに同じ組織内も同じ読みで辞書登録してしまいます。
例えば、「総務部」で始まる組織であれば
よみ「そうむ」
- 候補１ 「総務部 経理グループ」
- 候補２ 「総務部 総務グループ」
- 候補３ 「総務部 法務グループ」
といった具合です。そのようにしておけば「そうむぶ」と入力するだけで他のグループもまとめて候補に出てくるので、時短になります。
そもそもこんな複雑怪奇な組織構成にしている時点で、弊社もたいがい終わってると思いますが。
変わった名字の人とやり取りをすることが多い
メールのやり取りをする人が以前より格段に多くなり、中には変わった名字の人とやり取りをすることも増えました。
読みをそのまま打ち込んでも、変換されないので「これはわからん」と感じた名字は速やかに辞書登録してしまいます。
それ以外にも同じ読みで複数の感じがある名字（サイトウさんとかワタナベさん）についても登録対象です。
「このサイトウさんは斎藤、齋藤、齊藤のどれだっけ？」と悩んでいる時間が無駄なので、正しい漢字を調べたらその人と関係する社名や部署名のよみで登録してしまいます。
たとえば、経理の齊藤さんと法務の齋藤さんを区別したいときには
「けいり」→「経理グループ 齊藤様」
「ほうむ」→「法務グループ 齋藤様」
という具合に登録することで、わざわざ正しい漢字を調べる時間を削減しています。
日本語はほんとに不便ですが、漢字を間違えることは当人にとっては不快なことなので必要なことでしょう。
まとめ
今日は辞書登録について私なりのやり方を書いてみました。
辞書登録は時短の基本ですが意外とやってない人が多いことに驚きます。
最初に登録してしまえば、あとはラクなので自分なりのルールを作って片っ端から単語登録をすることをおすすめします。