おはようございます。
月初は請求書が山のように届くので処理に追われているのに、そういうときに限って問い合わせやトラブルなどが発生するものです。
仕事の山を前にした時、私が使っているのが「１×１０×１」の方法です。
１×１０×１のやり方
この方法はタスクの振り分け方法です。
眼の前のタスクを
- １分以内に片付けられるもの
- １０分以内で片付けられるもの
- １時間以上か、それ以上かかるもの
に振り分けます。
振り分けが終わったら
「１分以内に終わるもの」は、その場で手をつけて片付けてしまいます。
次に「１０分以内で片付けられるもの」を１日のうちできるだけ早い時間に片付けます。
最後のに残った「１時間以上か、それ以上かかるもの」については、作業に取り組む時間を数日の内に組み込みます。
分類作業は朝の立ち上がり前やスキマ時間にやってしまうのが良いでしょう。
注意点
実際に運用してみると、その日のうちに発生するタスクもあるはずです。
朝はなかったのに、昼になってからタスクが増えたというのもよくある話なので実際には何度かに分けてタスクの振り分けをするのが良いでしょう。
私は朝と昼にタスクの振り分けをしています。
それ以降増えたものについては基本的に翌日以降に回すか、余力があれば１分以内のタスクに限定して当日片付けてしまいます。
また、１分以内に片付けられる＝簡単なタスクばかりやると、それ以外の仕事に手をつけにくくなるので、タスクはうまく組み合わせて「１時間タスクをやったら１０分タスク」という形で行うのと、集中力が持ちます。
まとめ
今日はタスクの振り分け方法について書いてみました。
手当たり次第に何でもかんでもやろうとすると仕事にムラが出来ます。
特に人間の脳は「報酬を得やすい」仕事に反応するので、そうした特性を理解した上でうまくタスクを振り分けてみたいですね。