おはようございます。
総務の仕事をしているのですが、「総務」＝「何でも屋」という認識が社内に多く、新しい取り組みに真っ先に巻き込まれるのが状態化しています。
どうしたら問題を解決できるのか、を色々と考えることが多いのですがその中で私がやるのが「図に落とす」ということです。
文字より図にしたほうが伝わる
「百聞は一見にしかず」という言葉が昔からある通り、人間は視覚から得る情報が圧倒的に多いので何か指示を伝えるにしても図にしたり、概念を書いたほうが伝わりやすいと思っています。
複数の部署が絡む仕事であれば「業務フロー」を作り、場合分けして処理する仕事はフローチャートを作るのが最適です。
他にもマトリクスで比較したり、ベン図を用いるなど図で表現することの方がわかりやすいことが多いと思っています。
あるいはプロジェクトを時系列で管理したりします。
技術畑出身の私からすれば当たり前のことだと思っていたのですが、一般管理の人からするとそうした習慣は無いみたいです。
先日も社内で使用している３つ建物の使用実態を調査する仕事をしたのですが、その際にはマトリクスを作成して評価したりします。
なぜか技術から縁遠い仕事の人は図に落とし込むことをせずに、文で伝えようとする傾向があるんですよね。不思議です。
図にする癖をつける
うまく概念を図にするにはまずは紙とペンで書いてみるのが良いでしょう。
自分がよくわからない概念や業務フローはまず流れを紙に書き出してみます。
自分が把握するのが第一なので、なぐり書きでOKです。
書いているうちに自分の頭が整理されるので、まずは書いて書いて書き出します。
ひとまず図にしてみる、という癖をつけるのが大事です。
立体物があるとなお良い
更に理想を言えば立体物があるともっと伝わりやすくなります。
サイズ感や質感がつかみやすいので判断がしやすく、本物でなくモックアップでも、無いのではぜんぜん違うわけです。
まとめ
今日は概念やアイデアを図に落とすことについて書いてみました。
図にすることで単純にわかり易くなるだけでなく、メンバー間でイメージを共有することが簡単になり、認識のズレも少なくすることが出来ます。
図にする習慣がない人は、まずやってみて癖をつけるところから始めてみましょう。