おはようございます。
そろそろ年度末が見え始めてきました。３月に向けて様々な仕事の締切が近づいている人も多いのではないでしょうか。私もその一人です。
締め切りというのは仕事を依頼する側が設定するものなので、受ける側はどうにも出来ません。仕事の重要度によっては絶対に伸ばせないものから割と適当なものまで様々です。
しかし、締切に間に合わせるだけでも大変という人も多いかと思います。今日は締切に間に合わせるための方法を書いてみました。
自分を過信しない
「まだまだ締切には余裕があるから来週やろう」「たぶん会議の後に時間があるからその時にやればいいや」など、頑張れば出来る、なんとかなるという楽観的なバイアスがかかってしまいます。
だいたいギリギリになって焦ったり、予定外が入って残業になることがほとんどです。
人間は自分が作業にかける時間を少なく見積もる傾向にあります。
だから自分の予想に対して、その1.5倍はかかると思っていた方がうまくいきます。
１時間かかると思ったら1.5倍の１時間３０分は見積もっておきましょう。
完璧主義
真面目な人ほど完璧にしようとします。
細部にこだわりすぎてギリギリになってしまう、というのも締め切りに間に合わなくなる原因の一つです。（私もよくやってしまいます）
なので、この仕事はどのレベルを求められているのかを見極めるのが大事です。
どの程度の仕上がりを求めているのかを最初に確認してしまえば、これでOKというゴールが見えるので、後はそこに向けて仕上げるだけです。
タスクの細分化
人間はとかく目標の見えない仕事が出来ません。
これは人間の性質なので仕方ないのですが、締切のきまった仕事でも簡単に出来るものだったり、手続きを踏まないと行けないものがあったりします。
中でも、依頼内容がぼんやりしすぎて何をしたら良いのかわからないものもしばしばあります。そうした仕事はとにかくタスクを細分化します。
目的から逆算して何をしたら良いのか、紙に書き出してリストアップすると良いでしょう。飲み会の設定をする場合であれば
- 日にちを決める
- 参加者を募り人数を確定
- 人数と日にちでお店とコースを決める
- 参加者に周知する etc
と、いうように仕事も細かく細分化してしまいます。
この時に終わったタスクを消し込むようにすると、進んでいる感覚ができてモチベーションを保つことが出来ます。
まとめ
私は特に仕事の締切に対してプレッシャーを感じてしまうタイプなので、締切の近い仕事が進んでいないと不安になってしまいます。
なるべく前倒しで終わらせたいと思っているのになかなか出来ていません。いっつもギリギリです。
先送りして直前に焦ることの無いように余裕を持って仕事を片付けていきましょう