仕事のメールチェックっていつやっていますか？ほとんどの人は朝イチでチェックしているのではないでしょうか。しかし朝イチはメールチェックするには最悪の時間です。その理由とメールをもっと効率よく使うための方法を書いてみました。
※ここでいう朝イチとは始業直後のことです。
朝イチのメールチェックは避けるべき理由
朝イチがメールをチェックするのに向かない理由は以下のとおりです。
- 集中力を削いでしまう
- 他人の都合に振り回される
１.集中力を削いでしまう
朝は一般的に脳のゴールデンタイムと言われています。もっとも脳を効率よく使うことが出来る時間なので、考える仕事（企画草案や資料構成など）に費やした方が良いでしょう。また、前日に諦めてしまった仕事などを見直してみると、意外と解決策が思い浮かんでいることが多いので、そうしたことに使っても良いかもしれません。
2.他人の都合に振り回される
メールに書かれているのはほとんど他人からの依頼です。「○日までに○○してください」「こういう場合どうすればいいのかご教授ください」など、こちらに対して何かを求める内容が多いのではないでしょうか。こうした突発的な依頼に注意をそらされて本来、自分がその日にやるべきことがおろそかになってしまいます。
その日の朝に届いたメールを見てしまったが為に本来の予定が狂ってしまう、なんてことにならないためにも朝イチにメールを読むことは避けた方が無難でしょう。
ではいつチェックするのがベストか
朝イチがだめならいつやるべきでしょうか。理想は１日１回が最高なのでしょうがなかなか難しいと思いますので、１０時 １３時 １６時 の３回が最適です。
１回目 １０時３０分
→始業後にエンジンがかかりある程度、重要なタスクを終えたタイミング
２回目 １３時００分（昼休憩が終わってから）
→昼食後の最も頭が働かない時間なのでルーティン業務にはちょうど良い
３回目 １６時００分（終業１時間前）
→終業まで時間があるので相手と連絡がつく。これ以降に届いたメールは翌日
以降に対応。
メールチェックの時間を決めておくことで、自分のスケジュールにも反映しやすくなり仕事にメリハリが付きます。また、それぞれ３０分以内に終わらせるようにしましょう。
メールにもルールを決めておく
私は電話否定派なので極力チャットでの連絡を希望していますが、どうしてもメールを送ってくる人がいます。中にはめんどくさいメールも混じっており、そうしたものに対応していると時間を削られる一方です。なので
メールは始業直後にチェックしない。見るのは３回まで
とシンプルなルールを決めることで、一日の生産性を上げることが出来るので是非やってみてください。