人の相談に乗るときにやってはならないことは

職場で人から相談を受けることが多くなりました。

相談を持ち掛ける人の立場はいろいろですがアドバイスを求められたりすることが多いです。３０代に入るとそうした立場になる人も多いでしょう。しかし自分の仕事も抱えているのに人の相談にも乗らないといけない。そんな忙しいときに、ついやりがちなことですが、やってはいけないことがあります。

それは相談者の話に集中していない。ということです。

例えば忙しいからと言って途中でほかの電話に出たり、メールチェックをする。「耳だけ聴いているから」なんて論外です。かくいう僕もそうしたことをやっていました。しかし、それは相談者からの信頼を損なうだけでなく、自分自身の生産性も落としてしまうことなのです。

ながら相談が信頼を失う

「メールをチェックしながら」「電話しながら」のながら相談をやってしまうことで相談を持ち掛けてきたほうは自分の話がないがしろにされたと感じます。「耳だけ聴いているから」といっても相談してきたほうは行動が伴っていないので信頼されないのです。特にリーダーがこれをしてしまうことはチームの間に亀裂を入れてしまいます。

自分の集中力もそがれる。

一方、ながらで行っている自分の作業も相手の相談事に注意を払わなければいけないため集中力がそがれ、結果して生産性が落ちてしまいます。

5分間だけ全力で聞く

とはいえ自分の仕事も片付けないといけないとなると、なんでもかんでも相談されるのは問題です。そうした場合にはどうすればいいのか

答えは「５分間だけ全力で聞く」です。

まず相手に5分しかないことを伝えます。制限時間があるのでポイントだけ話してくれるようになります。そしてその5分は目の前の相手にだけ集中します。5分で解決できない場合はまた別の時間に相談の約束をします。

全力で聞くことを示すことで相手は短い時間でも自分のために時間を割いてくれたと思ってくれるので、ながらで対応して信頼を壊してしまうデメリットはなくなります。

そして短い時間でも相手の話に全力で耳を傾けることで、結果して短い時間で済むことになります。短時間でサクッと受け付けて自分の仕事に戻ればいいのです。

可能な限り午後にまとめる

5分間とはいえ予定外の相談で仕事が中断されるとそれも生産性を下げてしまいます。

僕はこうした相談事は可能であれば午後に回してしまっています。相手から相談を持ち掛けられたら急ぎでない限り、午後に時間を決めて打ち合わせを設定しまとめて片付けてしまいます。そうすることで自分の仕事を中断して集中力がそがれるといこともなくなるのです。

自分と相手の仕事の折り合いをつけて効率よく仕事を片付けてしまいましょう